Поздно вечером, когда вы хотите спать, очень устали, но не можете расстаться с любимой книгой… Разве вы не говорите себе: Еще часик почитаю, поставлю будильник на час позже, пожертвую утренней зарядкой? Или это может быть: Сегодня посплю 6 часов, буду чувствовать себя уставшим завтра, но зато книгу дочитаю. И в том и в другом случае вы планируете, расставляете приоритеты, сталкиваетесь с вопросом постановки цели цели выспаться, или цели дольше почитать.
Грамотное и эффективное планирование основа достижения целей. Инструменты планирования помогают отделить главное от второстепенного, расставить приоритеты, распределить ресурсы и рассчитать время. Оно неизбежно преследует нас практически во всех сферах жизни, даже когда мы этого не осознаем.
6 главных ошибок планирования дня
- Список задач без приоритетности. Выписывать планы и желания очень важно, чтобы навести порядок в голове. Но потом еще выделить время и навести порядок в планах это залог эффективности.
- Нереалистичная нагрузка и сроки. Пытаться выжать максимум нормальное стремление. Но оно не должно превращаться в стиль жизни. Часто нам кажется, что за день успеем выполнить все 12 дел, а уходим с результатом в 3 закрытые задачи. Чтобы избежать этого, пользуйтесь приоритетами, отводите время с подстраховкой и учитывайте перерыв. Завышенные ожидания ведут к полной прокрастинации это стоит запомнить навсегда.
- Плохая концентрация. Куча отвлекающих предметов, постоянные оповещения мессенджеров, кот хочет есть и пора сделать кофе… На каждую задачу, в том числе проверку почты и кофе-брейк, выделяйте место в расписании. Тогда такие вещи перестанут съедать время.
- Отсутствие треккеров времени. Как выделить нужное количество времени на задачу, если мы никогда не отслеживали, сколько она занимает? Отслеживание. сколько времени уходит у вас на каждое дело, вы сможете понять, что убрать, где сократить, а на что стоит увеличить нагрузку.
- Мультизадачность. Это красивое слово миф, навязанный нам обществом с главной идеей сверхпродуктивности и высокой статистики. Этот разрушительный бич современности на самом деле еще и не работает человек не может концентрировать внимание более чем на одном деле, поэтому занимаясь несколькими не делает хорошо ни одного.
- Тратим время ради экономии денег. Это глобальный пункт, который передает философию жизни многих людей. Можно несколько часов потратить на плохое выполнение задачи не своего профиля, а можно заплатить специалисту, а самому за это время заработать больше, чем сэкономили бы.
Долгосрочное планирование
Планирование можно разделить на долгосрочное и ситуативное тайм менеджмент. Долгосрочное планирование это шаги и временные отрезки для достижения конкретных целей. Жизненных, корпоративных или проектных. С планированием такого рода возникает еще больше проблем: задачи неочевидные, многие делаются впервые, просчитать все риски и сроки крайне трудно.
Чтобы правильно поставить цели и распределить задачи в каком-либо проекте, можно так же успешно использовать приложения, как и с планированием распорядка дня.
При планировании долгосрочных целей важно помнить несколько моментов.
- Каждый шаг должен быть камешком долгосрочной цели. Всегда проверяйте идеи и задачи на целесообразность.
- Все действия должны быть логичными и последовательными.
- Итоги и пересмотр плана должны проходить каждую неделю.
- Если вы работаете с кем-то в основе должна лежать коммуникация.
- Не распыляйтесь и не тратьте энергию попусту. Учитесь выделять только самые главные направления.
- Рассчитывайте баланс. Максимализм приводит к быстрому выгоранию, поэтому. чтобы добиться цели и быть последовательным, выбирайте более размеренный ритм.
Приложения для планирования проектов
Рынок предлагает менеджерам огромный ассортимент программного обеспечения в разных сферах. Выделить что-то действительно стоящее, решающее проблемы часто непросто. Иногда действительно стоит перебрать многое, чтобы найти свое. Но мы постараемся сузить этот широкий круг для вас, выделив самые популярные и стоящие приложения.
Casual. Украинская разработка мирового масштаба. Визуальные схемы главное преимущество.
Trello. Удобная организация задач и поддержка синхронизации с другими известными ПО.
MindMup 2. Идеален для мозгового штурма работает с ассоциациями и визуализацией идей.
Jira. Планирование, делегирование задач, отслеживание ошибок и отчетность.
Timely. Кроме стандартного планирования есть тайм-трекинг.
Evernote. Многофункциональность, удобство, синхронизация.
Any.Do. Календарь задач, которые можно разделить с другими пользователями.
Тайм-менеджмент
В современном мире принято употреблять термин тайм-менеджмент, говоря о планировании. Он и вправду более точно описывает те цели и результаты, которых мы ждем от планирования в повседневной жизни грамотное управление временем.
Кто-то планирует проекты, кто-то шаги к достижению личных целей, кто-то распорядок дня. Планирование для так же важно, поскольку помогает делать каждое действие эффективным, на один день приближать к достижению поставленного. Мы не можем повернуть время вспять, мы не боги, но это не значит, что мы не можем им управлять.
Не забывайте: в основе каждого провала лежат действия без плана. Брайан Трейси, книга Тайм-менеджмент.
Ниже представлены популярные и приложения для управления временем и краткосрочного планирования:
- Clear
- Wunderlist
- TIME Planner
- My Minutes
- Timesheet
- Evernote
- Nirvana
- MyLifeOrganized (MLO)
Для тех, кто хотел бы глубже изучить тему планирования, предлагаем познакомиться с бестселлерами в этом направлении:
- Дэвид Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса
- Глеб Архангельский Тайм-драйв: как успевать жить и работать
- Тимоти Феррис Как работать по 4 часа в неделю
- Алан Лакейн Искусство успевать
- Реджина Лидс Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове
Помните, что жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее на переживания и бесполезные задачи. Не нужно успевать и гнаться ради гонки. Достигать, подрывая свое здоровье, просто чтобы впечатлить кого-то. В идеальном восприятии планирование, тайм-менеджмен это искусство жить помимо работы, искусство выделять минуты на себя, на чашку кофе, на звонок другу в мире постоянного давления и спешки.